Методика работы со справочником материалов

      Одним из наиболее важных и часто используемых справочников КСАУП «Лексема» является справочник материалов. С ним, как правило, связаны многие документы системы. При большой номенклатуре материалов особенно актуально корректно организовать работу со справочником. Это позволит избежать многие проблемы, связанные с дублированием позиций, некорректным и неполным вводом информации в карточки материалов, неоднократным занесением данных в разные учетные системы и т.п. Ниже будут рассмотрены принципы работы со справочниками групп и материалов в КСАУП «Лексема».

     Правами на внесение изменений в Справочник материалов обладает ограниченное число пользователей. За каждым направлением закреплена ответственная группа экспертов – квалифицированных в своей области специалистов. Однако, потребность на создание новых записей в справочник или редактирование старых возникает у широкого круга пользователей. Чем больше служб и подразделений предприятия автоматизировано, тем больше сотрудников используют в своей повседневной работе справочник материалов. Раздача прав на изменение справочника материалов всем заинтересованным неизбежно приведет к засоренности информации (дублированию записей, некорректному формированию карточек, ошибочному соотнесению к группе и т.д.). В качестве решения этой проблемы предлагается использование инструментария Заявочной компании. 
     Заявка на внесение изменений в справочник материалов представляет собой электронный документ КСАУП «Лексема» с заранее утвержденным набором характеристик. Заявка на материал согласовывается с помощью электронного документооборота. За группами материалов закреплены определенные маршруты согласования, последним этапом которых является утверждение экспертом и непосредственное внесение изменений в сам справочник. Права на создание Заявок могут быть у всех сотрудников, работающих со справочником материалов. Тем не менее, непосредственное изменение справочника остается в руках экспертов в своих направлениях. 
     Часто возникает необходимость в использовании новой карточки материала до того, как ее утвердит эксперт. В этих случаях, в документах КСАУП «Лексема» работа ведется с временным наименованием. После создания позиции в справочнике, временное наименование автоматически заменяется утвержденной позицией. Благодаря этому, не останавливается работа с первичными документами.
     В первичных документах от нескольких поставщиков один и тот же материал может иметь различные наименования. Однако, фиксирование каждого из них в справочнике учетной системы в виде отдельной позиции приводит к засорению справочника и делает анализы в разрезе материалов не информативными. Поэтому в приходных накладных КСАУП «Лексема» регистрируются как позиция справочника материалов учетной системы, так и наименование из первичного документа поставщика.
     Заявочная компания КСАУП «Лексема» позволяет: 

• отслеживать состояние заявки в любой момент времени;
• отслеживать полную историю процесса создания и изменения карточки материала;
• автоматически формировать карточку материала на основе утвержденной заявки.

     Таким образом, взаимодействие специалистов служб и подразделений, организованное с помощью автоматизированной заявочной компании, дает возможность максимально приблизить создаваемый справочник материалов к производственным нуждам предприятия.

     Единый справочник материалов в условиях работы в нескольких системах

     Когда на предприятии эксплуатируются несколько не связанных информационных систем, использующих справочники материалов, неизбежно возникают проблемы в синхронизации данных. Причины тому разные: двойной ввод информации, разная структура справочников, человеческий фактор и т.п. 
     При одновременной работе КСАУП «Лексема» с другими информационными системами, использующими справочник материалов, предлагается придерживаться следующих принципов работы:

• устанавливается единственный источник возникновения информации по справочнику;
• в других информационных системах программно закрывается доступ на изменение справочника;
• организуется автоматический перенос информации по справочнику из системы –источника во все остальные по утвержденным правилам.

     Таким образом, не смотря на работу в нескольких информационных системах, появляется способ получения информации в одних аналитических срезах. Это дает возможность строить консолидированную отчетность, организовывать автоматические выгрузки данных из системы в систему без сложного согласования справочников материалов.