Документооборот

     Система служит для управления бизнес-процессами, отраженными в учетной системе предприятия, позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании. Объектами документооборота являются документы учетной среды предприятия, это позволяет оперативно управлять бизнес – процессами, описанными в системе с помощью маршрутов, и контролировать ход их выполнения. Программа обеспечивает оперативный доступ к документам, управляет процессом движения и обработки документов. 
     В результате внедрения достигаются следующие эффекты:

• Управление процессами движения и обработки документов;
• Сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
• Оперативный доступ к архиву документов;
• Снижение риска потери документов;
• Повышение управляемости предприятием в целом.

     Основные компоненты системы электронного документооборота:

• Механизм ввода регистрационной информации о документе;
• Ввод документа с возможностью прикреплять файлы;
• Ввод маршрута;
• Механизм перемещения документа по маршруту (включая механизм оповещения пользователя) и взаимодействие документа с пользователем;
• Механизм контроля за исполнением документов;
• Внутренняя почтовая служба;
• Электронный архив;
• АРМ секретаря;
• Администратор прав доступа и делегирование прав.

     Ввод регистрационной информации о документе

     Функции ввода и хранения регистрационной информации, а также осуществление связи с документом, участвующем в документообороте выполняет карточка документа. 

     Ввод документа с возможностью прикреплять файлы

     Основным документом для работы в системе документооборота явля-ется карточка документа. К карточке прикрепляется основной документ, и возможно дополнительные файлы. В карточке хранится регистрационная информация, а также ссылка непосредственно на сам документ (если это внутренний документ) и прикрепленные файлы.

     Маршрут

     Карточка осуществляет движение по некоему маршруту, заданному автором документа либо утвержденному руководителем подразделения и т.п. (возможны варианты). Маршрут содержит информацию о последовательности операций, осуществляемых пользователями над документом и сроках выполнения этих операций. Возможно динамическое изменение маршрута (если у пользователя есть на это право).

     Перемещение документа по маршруту

     У каждого пользователя существует список его текущих документов, который периодически автоматически обновляется. Очередной пользователь, осуществив операцию (функцию) над документом «отправляет» его карточку далее по маршруту (нажимает кнопку «далее»). После этого право на карточку документа переходит следующему пользователю. Карточка появляется в списке его активных документов. Пользователю приходит оповещение, список автоматически обновляется и всплывает и т.п. Используя список, пользователь переходит на карточку, выполняет операцию над документом и посылает далее по маршруту.

     Контроль за исполнением документов

     Для любого документа можно назначить контролера - человека, ответственного за выполнение данного задания. Кроме этого возможно создание различных запросов и отчетов, выдающих оперативную информацию о процессе выполнения сотрудниками операций над электронными документами. Возможно также создание автоматического напоминания о задержанных или простаивающих документах.

     Внутренняя почтовая служба

     Встроенная почтовая служба выполняет функции обычных почтовых программ, а также функции оповещения работников о поступивших зада-ниях, и т.п.

     Электронное хранилище

     В системе реализована возможность построения иерархической струк-туры для хранения данных наподобие файловой системы. Хранилище может быть использовано для хранения различного рода документации в произвольном формате. При этом данные хранятся в базе данных на сервере, что обеспечивает надежность и безопасность хранения.

     АРМ секретаря

     В системе регистрируются входящие и документы, хранятся их электронные образы с возможностью их поиска сортировки и печати. Существует возможность формировать документы по шаблонам в в MS Word.

     Администратор прав доступа и делегирование прав

     Основные возможности модуля это:

• Разграничение прав доступа на уровне типов документов, совершаемых действий;
• Делегирование прав на заданный период;
• Возможность назначения как индивидуальных прав, так и ролей;
• Система администрирования электронного хранилища.