Управление автотранспортом

     Модуль «Управление автотранспортом» программного комплекса Лексема - инструмент, поддерживающий все ключевые направления деятельности современного автотранспортного хозяйства.
     В настоящее время на многих автотранспортных предприятиях, а также предприятиях, в составе которых есть участки автотранспорта, возникает вопрос об автоматизации. Условия жёсткой конкуренции, усложнение задач, выполняемых машинами и механизмами, сложность в получении объективной, своевременной информации требуют нового подхода к организации, координации и взаимодействию всех подразделений и служб.
     Эффективность работы всего предприятия зависит от работы каждой единицы автохозяйства, а если автомобили (механизмы) задействованы в сложном производственном цикле, то зависимость ещё больше. Руководителю предприятия очень важно знать текущее техническое состояние каждого автомобиля. Также не менее важны стоимость ежемесячных затрат и доходы, как по каждой единице автотранспорта, так и по отдельным участкам и по всему предприятию в целом. Если в хозяйстве два, три, пять автомобилей, то их контролировать относительно нетрудно, а если в десять, сто, тысячу раз больше? Только чёткая информационная, организационная структура может обеспечить успех предприятия и стать тем фундаментом, на котором компания строит своё будущее.
     Модуль «Управление автотранспортом» комплексной системы «Лексема дает
 возможность:

     В диспетчерской

• Вести журнал заявок; планировать расстановки автотранспорта по конкретным единицам, группам, видам, заказчикам;

• Автоматически выписывать путевые листы согласно расстановке;

      Центром оперативного управления автотранспортного предприятия является диспетчерская. Диспетчер принимает заявки на работу автотранспорта, обеспечивает его расстановку в соответствии с поступившими заявками, графиками и планами, а также контролирует взаимодействие производственных, ремонтных и других подразделений.
     Для каждого автомобиля диспетчер выписывает путевой лист. Использование модуля «Автотранспорт» в десятки раз сокращает время на выписку путёвок. А если маршрут автомобиля изо дня в день повторяется, то данные для путевого листа можно завести лишь один раз, а затем выбирать необходимые автомобили из имеющегося списка, просто отмечая их галочками и отправляя путевые листы на печать.
 

• Вести различные прайс-листы, различные цены (планово-расчетных, договорных, по прейскуранту и т.п.);

• Автоматически производить обработку путевых листов согласно заранее заложенным алгоритмам;

      Модуль «Управление автотранспортом» позволяет автоматически произвести обработку путевых листов согласно заранее заложенным алгоритмам. Водителям рассчитывается заработная плата в зависимости от вида и режима работ, установленного разряда, различных коэффициентов. По путевому листу списывается горючее в соответствии с нормами расхода ГСМ. За весь месяц из информации по путевым листам списываются масла и смазочные материалы. Если работы осуществлялись для сторонних организаций, то автоматически формируются счета-фактуры и акты выполненных работ.

• Вносить и анализировать информацию о причинах и продолжительности простоя автомобиля, о характере ремонта и понесенных расходах: стоимости запчастей, зарплаты механиков и т.д.;

• Анализировать как фактические, так и предполагаемые затраты и доходы по каждой единице автотранспорта, по группам машин, участкам, автохозяйству в целом;
• Использовать систему напоминаний.

     Для планирования работы автопредприятие составляет графики: график работы, график ТО, график ремонтов. Для удобства в модуле разработана система напоминаний. Например, при приближении даты ремонта конкретного автомобиля за два дня выдаётся соответствующее напоминание для диспетчера, главного механика и других заинтересованных лиц. Подобные напоминания настраиваются и для сообщений об исте-чении сроков страховок, действия водительских удостоверений и т.п.

     В бухгалтерии

• Вести учет рабочего времени водителей, формировать авансовые отчеты водителей;

• Вести учет автомобилей по единицам, маркам,участкам, арендованных, в лизинге и т.д.;

• Благодаря единому информационному пространству сразу же после выписки и обработки путевых листов появляется возможность:
  • получать информацию об отработанных днях (сверхурочных, выходных, праздничных), которая собирается из каждого путевого листа;
  • анализировать загруженность предприятия;
  • получать информацию о том,какая единица автотранспорта отправлена к какому заказчику.
• Автоматически производить расчет износа автотранспорта согласно внесенным нормам;
• Получать различные анализы о наличии, износе, движении, переоценке основных средств различных разрезах.

      Возможно раздельное начисление амортизации как для целей налогового учета, так и для управленческого и бухгалтерского учета. Реализованы прекращение начисления износа и возобновление начисления износа.

• Вести учет выписанных доверенностей;

• Вести учет ГСМ, запчастей, шин, аккумуляторов.

     Ведомости наличия и ведомости движения запасных частей формируются на любую дату в любых разрезах: МОЛ, склад, партия, материал и т.д.

      В других службах автотранспортного предприятия

• Вести учет поставщиков и заказчиков;
• Вести учет предоставляемых услуг;
• Анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность;

     Дебиторская и кредиторская задолженность формируется в разрезе счетов-фактур, оплат, контрагентов, договоров, сроков. Включает в себя выставление счетов-фактур покупателям и регистрацию входящих счетов поставщиков, платежей, формирование акта сверки и акта взаимозачета.

• Создавать различные отчетные формы.

      Для получения многомерных данных используется технология OLAP, позволяющая получать отчеты и графики практически мгновенно и в любых заранее определенных разрезах: по единицам или группам автотранспортных средств, по заказчикам, за период (помесячно, поквартально и т.д.), по видам работ.

     Модуль «Управление автотранспортом» программного комплекса «Лексема» и заложенные в нем принципы могут быть перенесены на любое предприятие как типовое, так и нетиповое вне зависимости от масштабов и сложности.
      Внедрение модуля может быть автономно и в комплексе с остальными модулями программы «Лексема». Автоматизируя автотранспортное предприятие, огромное количество информации сосредотачивается в одном единственном документе - путевом листе:

• количество отработанных водителем часов,
• объем работы выполненный автомобилем или механизмом,
• количество израсходованного им горючего,
• пробег,
• место работы и т.д.

      Практически каждую службу или отдел автотранспортного предприятия интересует какая- либо информация из путевого листа. В этом случае внедрение всего программного комплекса «Лексема» обеспечивает единое информационное пространство, что позволяет использовать и анализировать данные из путевого листа в различных службах. Создание адекватной информационной структуры, позволяющей принимать верные управленческие решения - основная задача многих предприятий. Модуль «Управление автотранспортом» комплексной системы «Лексема» поддерживает все ключевые направления деятельности современного автотранспортного хозяйства.