Lexema-ECM в нефтесервисном холдинге ГК «Таргин»
Заказчик:
ГК «Таргин»
О компании:
Крупный российский многопрофильный нефтесервисный холдинг. Включает в себя управляющую компанию и производственные подразделения. Таргин на 100% принадлежит российской корпорации ПАО АФК «Система».
:
Внедрение новой системы электронного документооборота (СЭД).
Решение:
реализация:
Построение СЭД
Для удобства работы в СЭД LexDOC реализована Панель документооборота Dashboard. На ней отображаются документы, в согласовании которых пользователь принимает участие, и размещены пользовательские сервисы по замещению, делегированию и выбору компании, документы которой будут доступны для согласования.
На каждый документ в СЭД LexDOC формируется карточка, в которой отражаются сведения о движении по маршруту, комментарии согласующих, прикрепленные файлы, связанные документы (при нажатии на строку осуществляется переход на документ). Из карточки документа в СЭД LexDOC можно создавать связанные документы (функция настраивается для определенного набора документов).
Результат:
Простая и удобная система работы с отчетами.
Формирование отчетов
В СЭД LexDOC настроен механизм формирования отчетов по документообороту (Аналитическая форма), где имеется возможность определения набора полей в отчете, группировки по параметрам, использования в качестве фильтров различных атрибутов: тип документа, автор документа, номер документа, период выборки и т.д.
Любые изменения статусов документов, проходящих согласование, доводятся до заинтересованных лиц посредством электронной почты по следующим правилам:
- Инициатор документа (исполнитель) получает электронное сообщение в случае:
a) Получения решения согласующих лиц по документу;
b) Просрочки согласования;
- Лицо, присутствующее в маршруте документа, получает электронное сообщение в случае:
a) Появления документа в системе, требующего его решения;
b) Просрочки согласования;
c) Отзыва документа инициатором.
Результат:
Снижение временных затрат на формирование отчетов.
Интеграция со сторонними системами
В СЭД LexDOC настроена синхронизация справочников контрагентов, подразделений и должностей. Также настроена передача документов в режиме онлайн из СЭД LexDOC в учетную систему и обратно: Например, документы «Заявка на оплату» импортируются из ERP-системы ГК Таргин в СЭД LexDOC для согласования. Договор формируется в СЭД LexDOC на основании согласованной Служебной записки на регистрацию договора и импортируется в ERP-систему.
Результат:
Глубокая интеграция с учетной системой ГК Таргин.
Оптимизация работы СЭД
В рамках сопровождения специалисты компании ЭкоСофт каждый день улучшают и модернизируют построенную СЭД LexDOC. С целью оптимизации быстродействия работы СЭД LexDOC был осуществлен переход на технологию SPA (single page application) -веб-приложение, использующее единственный HTML-документ как оболочку для всех веб-страниц и организующий взаимодействие с пользователем через динамически подгружаемые HTML, CSS и т. д.
Использование этой технологии позволило увеличить количество одновременных подключений. В августе 2016 года в СЭД LexDOC работало более 1300 пользователей.
Результат:
Повышение скорости работы системы.
В 2014 году руководство ГК Таргин приняло решение о смене системы электронного документооборота в холдинге. Существовавшая СЭД на платформе Босс-референт была дорогой в сопровождении и трудоемкой в модернизации. К новой СЭД были предъявлены следующие требования:
- СЭД должна использовать одну базу данных и физически размещаться на одном сервере с возможностью работы в режиме on-line для всех работников ГК Таргин, т. е. без репликации.
- СЭД должна быть реализована в WEB-интерфейсе.
- Доступ к СЭД у работников ГК Таргин через внутреннюю корпоративную сеть и через Интернет.
- Интеграция данных между СЭД и учетной системой ГК Таргин.
Для реализации проекта по внедрению СЭД был приглашена компания ЭкоСофт, имеющая многолетний успешный опыт работы с ГК Таргин.
Пилотный проект был реализован в АО Таргин, головной компании ГК Таргин. Затем к системе СЭД LexDOC были подключены другие подразделения и добавились новые типы документов.
В СЭД LexDOC был включен достаточно широкий список типов документов:
- служебные записки;
- входящие и исходящие документы;
- организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы);
- нормативные документы;
- поручения;
- договоры и дополнительные документы к договорам;
- документы коммерческой тайны (ДКТ);
- заявка на регистрацию нового контрагента, заявка на закупку.
В построенной СЭД LexDOC могут быть использованы следующие типы маршрутов согласования: последовательный, параллельный, комбинированный (состоящий из последовательности параллельных этапов). Составлены схемы маршрутов согласования для каждого вида документов для каждой компании ГК Таргин, при необходимости они могут изменяться администраторами системы.
Летом 2016 года начались работы по реализации использования ЭЦП при подписании внутренних документов ГК Таргин (например, Актов списания и накладных на перемещение материалов и основных средств). Также в планах организация электронного документооборота с контрагентами.
