Управление ресурсами медицинского холдинга на основании плановых графиков приема пациентов и проведения процедур
Тяжело переоценить выгоды от создания единой информационной управленческой системы. Наполнение медицинских информационных систем функциями для учета и контроля ресурсов становится современным трендом. Lexema-Medicine позволяет управлять всеми ресурсами медицинского холдинга: трудовыми, материальными и финансовыми.
Управление материальными ресурсами
Функционал медицинской системы содержит значительный объем данных, которые можно применять для решения задач по управлению холдингом. Одна из важных задач, которую можно решить — это планирование и учет материальных потоков на основании расписания приема пациентов, графика проведения процедур и хирургических операций.
Автоматическое формирование плана закупок лекарственных средств
Как любые коммерческие организации, медицинские центры стремятся оптимизировать свои затраты. Формирование плана закупок лекарственных средств и расходных материалов на основе статистических данных и планируемых процедур позволяет построить с одной стороны точный план, который обеспечит необходимое количество материальных ресурсов для функционирования холдинга, с другой стороны поможет избежать затаривания складов и возможной просрочки лекарственных средств.
Для того, чтобы процесс автоматического формирования плана закупок стал возможным, требуется информационная “чистота” справочника материальных ресурсов (лекарственных средств, расходных материалов, измерительных приборов, спецодежды). Невозможно автоматически планировать закупку, не понимая что есть в наличии сейчас и что конкретно нужно для выполнения той или иной медицинской процедуры. Необходимо знать точные параметры, которые требуются для обеспечения медицинской деятельности: например, для лекарственных средств это форма выпуска, способ введения, наименование действующего вещества, для шприца - объем и диаметр иглы, для спецодежды — размерный ряд и т.д. У каждой номенклатурной группы свой набор требуемых к заполнению характеристик.
Когда система четко понимает, какие материальные позиции нужны для оказания медицинских услуг, когда мы знаем, что есть в наличии именно сейчас, задача автоматического построения плана закупок становится достаточно простой.
Автоматизация процесса планирования и оперативного учета материальных ресурсов несет значительный экономический эффект для медицинского холдинга и позволяет сократить затраты на закупку до 40%
Как построен учет материальных ресурсов в Lexema-Medicine?
Oперативный учет лекарственных средств
Чаще всего в медицинских учреждениях автоматизирован только бухгалтерский учет лекарственных средств. Недостатком такого учета является отсутствие оперативных остатков и аналитических срезов, требуемых для управления медицинским холдингом.
Ведение оперативного учета лекарственных средств на всех местах хранения: от централизованного поступления на склад до выдачи пациенту позволяет контролировать расход лекарственных средств в течение всего цикла, видеть оперативные остатки и корректно планировать закуп новых позиций.
Учет лекарственных средств в разных единицах измерения
Lexema-Medicine решает задачу учета лекарственных средств (ЛС) в единой номенклатуре, но в разных единицах измерения, позволяя вести учет ЛС на складах в разрезе упаковок, а расходовать на лечение пациентов уже в таблетках/ампулах. В системе предусмотрены механизмы для перевода ЛС из одной единицы измерения в другую с помощью переводных коэффициентов.
Нормирование расходных материалов
Lexema-Medicine позволяет осуществлять тщательный контроль за расходованием лекарств средств, в том числе дорогостоящих. Простым механизмом, позволяющим контролировать списание материальных ресурсов, служит процесс нормирования. Количество позиций, перемещаемых со склада на пост или в процедурные кабинеты, определяется утвержденными нормами списания. Организация такого процесса помогает контролировать затраты на материальные ресурсы (от дорогостоящих лекарственных средств до часто расходуемых материалов, таких как дезинфицирующие средства, бахилы, маски, перевязочные средства)
Контроль сроков годности лекарственных средств и сроков действия сертификатов
В Lexema-Medicine ведется контроль сроков годности лекарственных средств. Достигается за счет ведения партионного учета. В момент прихода партии в системе привязываются сканы сертификатов, срок его действия и указывается срок годности лекарственного средства. В разрезе этих аналитик ведется учет лекарственных средств в системе. В любой момент времени можно посмотреть остатки в разрезе сроков годности и наличия действующего сертификата.
Учет спецодежды
В Lexema-Medicine система автоматически планирует закуп и выдачу новой спецодежды. Это достигается за счет того, что при приеме на работу в личной карточке работника указывается размерный ряд спецодежды, ведутся нормы выдачи спецодежды и ведутся оперативные остатки спецодежды в разрезе размерного ряда. В результате процесс планирования и выдачи новой спецодежды легко автоматизируется.
Учет измерительных приборов и оборудования
В Lexema-Medicine заложен функционал по учету измерительных приборов и оборудования. Система учитывает даты последних поверок и заранее формирует напоминания о приближении срока новой поверки.
Управление трудовыми ресурсами и кадровый электронный документооборот
Частью Lexema-Medicine является планирование и учет трудовых ресурсов, а также ведение кадрового электронного документооборота. В каждом филиале формируются графики работы медицинского персонала, фиксируется фактический выход на работу и в результате кадровая служба автоматически получает табель за истекший месяц. Такой подход позволяет централизовать кадровую службу в медицинском холдинге и организовать учет минимальным количеством кадровых работников.
Централизации кадровой службы и снижению затрат на ведение кадрового документооборота служит возможность ведения безбумажного кадрового электронного документооборота. Документы поступают из филиалов холдинга в электронном виде, согласуются участниками документооборота и отражаются в кадровой системе. Это различные заявления, графики работ, табели и любые другие кадровые документы.
Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный электронный документооборот. Для компаний, имеющих удаленные подразделения, переход на электронный кадровый документооборот становится трендом. Отказ от ведения бумажного кадрового документооборота и подписание документов в электронном виде юридически значимой электронной подписью позволяет получить множество преимуществ. Наш модуль для кадрового ЭДО имеет простые и понятные интерфейсы, а привлекательная лицензионная политика на неограниченное количество рабочих мест позволяет массово использовать систему.
Управление финансовыми ресурсами
Важной функцией медицинского холдинга как коммерческой организации является контроль и управление финансовой деятельностью. Бюджет движения денежных средств в части доходов строится на основе графика плановых процедур и приемов пациентов. В части расходов денежных средств бюджет собирается на основе заявок от подразделений и утверждается ответственным сотрудником. Заявки по многим статьям расхода можно получать автоматически. Например, можно формировать заявки на оказание услуг по проведению лабораторных исследований на основании плана проведения лабораторных исследований. Цены берутся из спецификации по договору оказания услуг с лабораторией и проводится расчет суммы планируемого платежа по этой статье. Платежи формируются только на основании утвержденных в БДДС заявок.
Контроль денежных потоков позволяет предупредить дефицит денежных средств и в случае необходимости заранее скорректировать управленческую политику.
Система как регулятор бизнес-процессов
Система Lexema-Medicine выполняет регуляторную функцию в оперативных бизнес-процессах: по медицинской, закупочной, складской, финансовой и кадровой деятельности медицинского холдинга. Все виды деятельности взаимосвязаны и влияют друг на друга, в системе закладываются триггеры для запуска следующего этапа в цепочке бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов медицинского холдинга в единой системе и управление по единым правилам в единых аналитических срезах гарантирует достижение синергетического эффекта:
- позволяет результативно управлять холдингом,
- контролировать его процессы,
- расширять систему новыми функциями с минимальным затратами.
Оперативная информация из такой единой управленческой системы не противоречива и помогает принимать решения, основанные на достоверных данных.