Электронный архив документов в автотранспорте
Выполняемые задачи
- Размещение в электронный архив полного пакета бухгалтерских, HR и юридических документов
- Организация доступа к учетной системе и электронному архиву сотрудникам практически всех служб предприятия, а также внешним специалистам при необходимости
- Улучшение системы внутреннего контроля посредством информационной системы
- Повышение дисциплины по соблюдению сроков предоставления документов и вводу их в учетную систему
- Сокращение сроков подготовки документов при аудиторских проверках
Электронный архив документов – очень важный элемент транспортной Lexema-ERP. Электронный архив не просто хранилище данных, но и инструмент взаимодействия кураторов с другими службами – бухгалтерией, финансовым отделом. В архиве настроена маршрутизация первичных документов, оповещения и реализован целый ряд контрольных процедур, направленных на обработку документов и предоставление оригиналов в сжатые сроки.
Архив тесно интегрирован с учетной системой. Скан-образы документов в него размещают специалисты бизнеса. Как только в электронный архив попадают новые документы, бухгалтер получает автоматический сигнал к их обработке в учетной системе. Маршрутизация настраивается в модуле Электронный документооборот транспортной Lexema-ERP.
Размещение скан-образов документов в архиве специалистами бизнеса особенно эффективно для предприятия с территориально-распределенной структурой. Любой документ, движение которого влияет на скорость бизнес-процесса транспортной компании, может быть подключен к электронному архиву и документообороту системы Lexema-RPA.
Этапы работы с документами в электронном архиве документов
- В целях получения оперативной информации в управленческом и бухгалтерском учете ввод документов в систему и размещение скан-образов производится кураторами бизнес-процессов и МОЛ.
- После размещения скан-образа по системе электронного документооборота и электронной почте специалистам бухгалтерии приходит уведомление о документах, поступивших на обработку согласно настроенным правилам маршрутизации.
- Сотрудник бухгалтерии принимает документ к учету на основании скан-образов, либо отправляет на доработку куратору.
- Сотрудник бухгалтерии принимает оригиналы документов от куратора по реестру и проверяет соответствие оригинала документа и ранее размещенного скан-образа. Затем присваивает документу статус «Оригинал получен», либо отправляет на доработку.
- Система автоматически в регламентные даты высылает электронное уведомление кураторам, руководителям кураторов, руководителям подразделений и финансовому директору о неразмещенных в срок документах, непредоставленных оригиналах или не комплектности размещенных скан-образов.