Обратная связь

Подписаться на нашу рассылку

Lexema-ECM в ООО «РН-Сервис»

 

Заказчик:

ООО «РН-Сервис»

О компании:

Основной вид деятельности – оказание услуг по текущему и капитальному ремонту скважин, освоению после бурения.

ООО «РН-Сервис» обладает одной из самых разветвленных филиальных сетей в Российской Федерации среди сервисных компаний (13 филиалов).


СЭД автоматизирует процессы обработки документов на всех этапах их жизненного цикла

 


 

Техническая
реализация:

Основные задачи СЭД

  • Ввод регистрационной карточки с информацией о документе
  • Возможность прикреплять файлы к карточке документа
  • Ввод маршрута движения документа
  • Механизм перемещения документа по маршруту (в том числе заранее заданному) и взаимодействия документа с пользователем
  • Контроль согласования и исполнения документов
  • Механизм оповещения пользователя, как с помощью внутренней системы сообщений, так и по электронной почте
  • Механизм поиска документов
  • Печать отчетных форм документов
  • Формирование и печать аналитических форм на основании данных СЭД
  • Разграничение прав доступа

Документы в СЭД:

  • Служебная записка
  • Запрос в ServiceDesk (заявка на доступ к информационным ресурсам)
  • Договора
  • Входящие документы
  • Исходящие документы
  • Проект исходящего документа
  • Поручения
  • Документы коммерческой тайны (ДКТ)
  • ОРД (Приказы и распоряжения)
  • Протоколы

 

 

Задачи электронного архива документов

  • Введение информации в систему и размещение скан-образов в местах возникновения хозяйственной операции
  • Организация жесткой связи учетной системы с Архивом путем увязки бухгалтерской записи в учетной системе и скан-образа размещенного в Архиве
  • Формирование полного пакета первичных бухгалтерских документов для одной хозяйственной операции
  • Обеспечение качества предоставляемых первичных документов
  • Регламентирование сроков предоставления документов
  • Отслеживание статусов документов (предоставлен оригинал/копия; принят к учету/отправлен на доработку)
  • Оперативное представление скан-образа документа и его оперативное отражение в учете
  • Упрощение документооборота за счет исключения двойного размещения скан-образа документа

Результаты внедрения:

  • Оперативный бухгалтерский и налоговый учет на основании скан-образов документов Архива
  • Повышение дисциплины по соблюдению сроков предоставления документов и ввода их в систему. 
  • Оперативное закрытие отчетного периода и сокращение сроков формирования отчетности 
  • Повышение уровня внутреннего контроля и качества данных в системе
  • Повышение финансовой грамотности сотрудников бизнеса, формирующих электронный архив
  •  Архивом пользуются практически все службы предприятия, внутренние и внешние специалисты

 



Смотрите другие истории успеха с системой Lexema: