Обратная связь

Подписаться на нашу рассылку

Как ускорить согласование договоров в 5 раз

Отношения любой организации с внешним миром – это договоры.  Разработка новых договоров (исходящих) или экспертиза входящих – ответственная работа. Ведь в этих документах не только оговариваются приемлемые условия сделок, но и обеспечивается защита интересов своей компании.

Организация договорной работы зависит от особенностей компании, структуры и штатной численности. В средних и крупных организациях в согласовании договоров, как правило, участвуют несколько специалистов. Инициатор договора отвечает за его предмет, сроки, подробности сделки. Например, если речь идет о договорах поставки, то инициатором выступает снабженец, для которого важно обеспечить в срок производственный процесс необходимыми материалами. В любой сделке важен финансовый аспект, поэтому представители финансовых, экономических служб должны оценить и согласовать договор с точки зрения целесообразности и экономической эффективности. Юристы отвечают за соответствие договоров внутренним и внешним требованиям, за снижение экономических и правовых рисков компании в сделке.

Таким образом, согласование любого договора, будь то готовый входящий договор от контрагента или проект исходящего договора, составленный в своей компании, это последовательность действий определенных специалистов. Во многих организациях это действительно тяжелый процесс, замедляющий работу, отнимающий время. Задержка согласования на любом этапе тормозит весь процесс, а это в конечном итоге отражается на деятельности компании в целом.

Внимательный читатель, конечно, увидел слева от этого текста раздел нашего сайта «Lexema-ECM Документооборот». То, что у нас есть своя ECM-система, в рамках данной статьи важно лишь в том смысле, что у нас есть опыт, накопленный на конкретных проектах, которым мы сейчас и поделимся.

Неслучайно одна из самых востребованных функций электронного документооборота – это организация договорной работы. На этом участке эффект от использования СЭД очень ярко выражен. И громкий заголовок данный статьи – это не рекламный трюк, а простой результат деления сроков согласования ДО и ПОСЛЕ. За счет чего же это достигается?

В блоге компании-вендора системы электронного документооборота так и хочется написать – за счет покупки нашей системы. Но будем реалистами, сама по себе никакая программа не решит вопрос ускорения бизнес-процесса, в том числе и процесса согласования договоров. Оцифровать бардак невозможно. Необходима предварительная методологическая работа над процессом.

Работа с договорами – это важный процесс, и подходить к нему следует с такими же требованиями, как и к производственным процессам: установленные правила и контроль.

Шаги к ускорению процесса согласования договоров

1

Сегментация договоров по типам. Примеры: Поставка материалов, Реализация, Спецодежда, Коммунальные услуги, Субподряд, Медицинские осмотры и т.д.

2

Назначение кураторов – ответственных лиц за каждый сегмент договоров. Часто кураторами становятся инициаторы договоров. Если речь идет о договоре поставки, то куратором логичнее всего стать снабженцу. Куратор – представитель бизнеса, производства, ведь именно у таких сотрудников есть самая актуальная информация о всех действиях по договору. Ответственность за исполнение договора переносится на куратора. Таким образом, решается проблема «ничьих» договоров.

3

Создание базы шаблонов по каждому сегменту. Конечно, конкретные договоры могут отступать от шаблонов, но их подготовка будет занимать на порядок меньше времени

4

Определение круга ответственных лиц по каждому сегменту. Кроме этого, следует заранее подумать о том, кто может замещать этих ответственных в случае их отсутствия при согласовании договоров. Это обезопасит от простоев в согласовании, связанных с человеческим фактором.

5

Разработка маршрутов согласования для каждого сегмента договоров, последовательность согласования. Здесь важно определить, кто может работать с договором параллельно. Например, в одно и то же время юрист может проверять пункты договора, связанные с рисками, а финансист знакомиться с суммами, скидками, условиями оплаты. Такое распараллеливание маршрута согласования значительно сокращает его длительность. К сожалению, не все участники могут работать в таком режиме. Например, руководителю компании может быть важно поставить свое согласие только после того, когда все причастные специалисты проанализируют договор и вынесут свой вердикт.

6

Определение четких сроков для каждого этапа согласования договоров. Здесь не может быть четких рекомендаций. Все зависит от распределения обязанностей в организации, от сегмента договора. Юрист в одной организации может согласовать договор за полчаса, потому что сам составлял шаблон, документ типовой, да и отвечает данный сотрудник только за пару пунктов в договоре. В другой организации на юриста может быть возложена обязанность по взаимодействию с контрагентами. Ему потребуется время, чтобы проверить нового контрагента на благонадежность, учесть все юридические риски.

Данный пункт требует проработки в каждой организации, необходимо определиться со сроками для каждого сегмента договоров и для каждого участника процесса согласования, в зависимости от сферы его ответственности по договорам. Жизнь может внести свои коррективы, и установленные изначально нормы времени могут меняться, но в конечном итоге сформируется некий эталон, по которому мы сможем оценивать и контролировать цепочку согласования.

7

Последний пункт. Контроль. Определены ответственные за процесс согласования, построен маршрут, выделены участки параллельного ознакомления с договором, установлены четкие сроки. Все сделано для того, чтобы договор нигде не завис и быстро прошел согласование. Осталось сделать так, чтобы всё заработало. Здесь просто нужна четкая информация – где сейчас договор, где превышены сроки рассмотрения. Зная узкие места процесса, можно уже предпринимать действия по их устранению.

Уже эти действия неизбежно приведут к ускорению процесса согласования договоров. Но некоторые шаги невозможны без автоматизации, некоторые не смогут дать ярко выраженного эффекта. Распишем, какие функции реализованы в Lexema-ECM для ускорения согласования договоров

Запроси демо-версию Lexema-ECM Получи консультацию по Lexema-ECM

Возможности Lexema-ECM для ускорения согласования договоров

1

Утвержденные типовые маршруты согласования прикреплены к карточке договора. В каких-то ситуациях маршрут можно поменять, но в большинстве случаев это не требуется и документ запускается по цепочке согласования одним кликом.

2

Кроме электронной версии договора к карточке можно прикрепить любые необходимые для согласования документы – черновики, расчёты, письма. Все участники маршрута согласования могут ознакомиться с материалами к договору непосредственно в карточке, пришедшей на согласование.

3

Участники процесса согласования получают уведомления о поступивших на рассмотрение договорах, что позволяет вовремя приступить к своей задаче, причем с любого доступного устройства.

4

Возможность параллельной работы. Все участники параллельных веток согласования в маршруте могут одновременно смотреть электронную версию договора, вносить свои правки, делать примечания. Система хранит все версии договора, все замечания и правки.

5

Возможность замещения. Если кто-то из участников цепочки согласования договора находится, например, в отпуске, то он просто делегирует свои права другому ответственному сотруднику. Маршрут согласования пройдет с учетом этой временной передачи прав, процесс не застопорится.

6

Lexema-ECM автоматически создает Электронный архив документов с быстрым удобным поиском документов. Будьте уверены, что ни один договор не потеряется.

7

Система следит за сроками каждого этапа согласования договора и оповещает руководителя о задержках в процессе.

8

В Lexema-ECM разработаны отчеты, позволяющие анализировать процессы согласования договоров, определять в них узкие места, приводящие к задержкам.

9

Прикрепление куратора к договору. Система помогает куратору контролировать все этапы работ по договору. В данной статье мы обсуждаем только лишь процесс согласования. Но за ним следует непосредственная работа по договору, в которой необходимо контролировать сроки, выполнять обязательства. Куратор получает автоматические уведомления о важных этапах исполнения договора. Ему нет необходимости по всем своим договорам лично отслеживать, не истекают ли сроки, предоставлены ли оригиналы документов. Всю подобную информацию собирает система и вовремя оповещает куратора о возможных проблемах.

Демо-версия типовой Lexema-ECM Получи консультацию по Lexema-ECM