Управление снабжением и закупками в автотранспорте
Главная задача снабжения транспортного предприятия- обеспечение бесперебойной работы подвижного состава.
В системе автоматизирован полный цикл управления снабжением: от подачи заявки на потребность специалистами бизнеса – кураторами договоров до момента окончательного исполнения договора и списания ТМЦ в процессе производственной деятельности.
Модуль в себя включает Планирование МТО, Управление закупками, Складской учет
Функциональный состав модуля Управление снабжением и закупками
- Создание и ведение картотеки основных средств и нематериальных активов
- Формирование потребностей структурных подразделений в ТМЦ
- Формирование Годового плана закупок
- Формирование заявок на проведение закупок
- Проведение процедур закупок и определение победителя
- Формирование договоров и приложений к договорам по типовым шаблонам
- Формирование приходных накладных на основании спецификаций и приложений к договору
- Формирование распределяющих разнарядок по ТМЦ
- Формирование актов списания ТМЦ
- Формирование корректирующих заявок в Годовой план МТО
- План-фактный анализ исполнения планов МТО и договоров
Процессы в снабжении берут свое начало с формирования потребностей в ТМЦ, годовых планов МТО. На их основании формируются заявки на проведение закупок.
Управление закупками
- Регистрация «Заявки на проведение закупки»
- Указание кода строки бюджета в «Заявке на проведение закупки» для автоматического контроля бюджетных лимитов
- Указание критериев оценки и сопоставления заявок участников
- Электронный документооборот процедуры согласования и утверждения «Заявки на проведение закупки»
- Автоматическое формирование пакета документации по закупке
- Заявка на проведение закупки; Описание предмета закупки; Требования к участникам закупки, критерии оценки и сопоставления заявок участников; Список рассылки; Требования к составлению технического задания; Проект договора; Сопроводительное письмо о направлении организатору заявки на проведение закупки
- Автоматизированная рассылка (e-mail) приглашений на участие в процедуре закупки согласно списка рассылки.
- Проведение процедуры закупки и определение победителя
- Автоматическая загрузка предложений участников
- Проведение автоматизированной процедуры определения победителя на основании критериев оценки и сопоставления заявок участников
- Формирование сопроводительных документов (отчетных форм) согласно типовым шаблонам (бланк сравнительного анализа предложений, протоколы, другие документы)
- Формирование и регистрация договоров, приложений к договорам на основании данных итогового протокола выбора победителя. Договор и спецификация ссылаются на первичную заявку.
Анализ исполнения плана закупок
Движение по каждой позиции из заявки можно проследить вплоть до остатков. Единая информационная среда транспортной Lexema-ERP позволяет в любой момент времени получить полную информацию об исполнении плана закупок, которая будет содержать в себе:
- Потребности к списанию и к закупу по плану МТО
- ТМЦ по которым объявлена закупка
- ТМЦ по которым определен победитель тендера
- ТМЦ по которым заключены договора
- ТМЦ по которым было поступление на склад
- Остатки ТМЦ для получения со склада
- Оплаченная сумма по договору
- Остаток суммы для объявления закупок
Движение ТМЦ
Как и все процессы в транспортной Lexema-ERP, работа с документами по движению ТМЦ от прихода до списания является частью единой системы. Информация попадает в систему в местах возникновения, отсутствует двойной ввод, необходимость синхронизации с другими подсистемами.
Приходные документы в систему вводят кладовщики на основании спецификации к договору поставки. Кладовщик выбирает позиции не из всего справочника ТМЦ, а из спецификации. Это значительно сужает область поиска при оприходовании материалов и исключает ошибки выбора. Система оперативно контролирует соответствие номенклатуры и цены прихода условиям договора.
На основании этих же документов бухгалтер формирует проводки в баланс.
Система ведет учет ТМЦ в двух наименованиях: наименование по справочнику и наименование Тпо документам поставщика. Данный подход обеспечивает целостность корпоративного справочника ТМЦ и отсутствие в нем дублирующих позиций.
Документы движения ТМЦ формируют в системе кладовщики и материально-ответственные лица. Задача бухгалтера проверить корректность документа и провести проводки.
Бухгалтерский учет базируется на данных оперативного складского учета. В результате бухгалтерский и складской учет являются одной сущностью и отсутствует необходимость в сверочных процедурах.
МОЛы и бухгалтерия используют в работе одни и те же данные по остаткам ТМЦ.
Это позволяет МОЛу самостоятельно оперативно находить и устранять расхождения между учетными и фактическими данными, и в результате минимизировать разногласия на момент проведения инвентаризаций, тем самым упростив весь бизнес-процесс.
Справочник ТМЦ
Для эффективной организации складского учета ТМЦ в Системе организовано централизованное ведение справочника ТМЦ.
По каждому направлению назначаются технические специалисты - эксперты, отвечающие за качественное ведение справочника по своему направлению и только у них есть право на создание новой позиции в справочнике.
Создание новой позиции в справочнике происходит по заявке от пользователей.
За каждой группой ТМЦ закреплен свой уникальный набор технических характеристик, которые нужно заполнить при подаче заявки на новую позицию и которые служат шаблоном для формирования наименования ТМЦ. Кроме этого, в справочнике хранятся наименования поставщиков.
Все эти меры служат для исключения повторяющихся позиций в справочнике материалов, и для хранения всех необходимых характеристик по каждой группе ТМЦ.
Партионный учет ТМЦ
В транспортной Lexema-ERP реализован партионный учет ТМЦ. Это позволяет строить Анализ остатков ТМЦ в разрезе характеристик партии: цена прихода, срок годности, серия и № ГТД, сертификат и паспорт ТМЦ.
Работу с партионным учетом можно настроить в средних ценах и в ценах прихода в зависимости от утвержденной учетной политики.
Организация полного цикла управления снабжением позволяет идентифицировать Заказчика материально-технических ресурсов, находящихся в складских запасах. Персонификация остатков приводит к сокращению запасов и сроков пролеживаемости материалов.
Работа с материально-ответственными лицами
В транспортной Lexema-ERP ведется учет договоров материальной ответственности. Модули Складской учет и Управление персонала являются частями единого информационного пространства, поэтому работа с МОЛ легко автоматизируется.
Возможности
- Оформить документы прихода на МОЛ можно только, если в системе есть действующий договор материальной ответственности, заключенный с этим сотрудником
- Ежемесячно всем МОЛ на электронную почту автоматически производится рассылка об имеющихся остатках основных средств и ТМЦ, числящихся в системе на этом МОЛ
- При увольнении сотрудника специалист HR-службы вносит плановую дату увольнения в систему. В случае наличия у увольняющегося сотрудника остатков подотчетных сумм и материальных ценностей, система автоматически рассылает уведомления по электронной почте специалистам группы учета материалов и группы расчетов с персоналом бухгалтерской службы