Договоры
Согласование договоров – одна из ключевых задач в работе любой организации. Весь цикл согласования договора – это сложный процесс, и в него обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании. Правильно организованная, слаженная работа с договорами и автоматизация процесса согласования практически полностью исключает риски нарушения сроков заключения договора, а сам процесс делает прозрачным.
Интерфейс договора в Lexema-ECM:
Все поля поделены по смысловым блокам для удобства заполнения. Когда данные внесены, специалист договорного отдела добавляет вложение с проектом договора и всеми сопутствующими документами, необходимыми для его согласования. Далее договор отправляется по маршруту на согласование. Маршрут выбирается из сохраненных шаблонов, либо формируется вручную. В выбранном маршруте можно добавлять новые этапы и участников. Каждый участник маршрута проверяет, согласовывает, вносит свои корректировки и добавляет комментарии.
После прохождения всех этапов согласования документ вновь приходит специалисту договорного отдела. Он вносит все правки предыдущих участников в текст договора, прикладывает окончательный вариант во вложения к электронной карточке документа и отправляет руководителю организации. После подписания руководителем организации специалист договорного отдела получает подписанный документ, сканирует его, если документ подписан в бумажном виде, вкладывает скан образ во вложения. Все вложенные в договор файлы доступны для скачивания по кнопке Вложения - Скачать архив.
В Регистрации и согласовании договора возможен предварительный этап - Формирование служебной записки на регистрацию договора от куратора договора. Данный процесс существует в организациях, где строго разделена ответственность между кураторами договоров и специалистами договорного отдела или юристами. Кураторы отвечают за инициацию и исполнение договоров, а специалисты договорного отдела – за регистрацию, запуск по маршруту и согласование проекта договора.