Учет договоров и работа кураторов в автотранспорте

Функциональные возможности модуля

• Регистрация и согласование договоров и дополнительных документов к договорам с помощью Электронного документооборота
• Автоматическое формирование печатных форм договоров на основании типовых шаблонов
• Формирование Электронного архива скан-образов договоров и дополнительных документов к договорам
• Учет договоров в валюте
• Формирование условий оплат в договорах (графика оплат)
• Ведение Журнала договоров
• Просмотр в договорах спецификаций
• Учет контрактов и паспортов сделок
• Учет исполнения договоров и контрактов
• Учет расчетов с дебиторами и кредиторами в разрезе договоров и контрактов
• Регистрация и учет юридических доверенностей на распространение полномочий в той и или иной области

Согласно принципам системы – для оперативности учета и исключения двойного ввода информация попадает в систему в местах и в момент ее возникновения. В данном модуле первостепенную роль играют кураторы договоров. Именно они являются носителями первичной информации и взаимодействие с контрагентами происходит через них. Работа куратора в системе повышает достоверность и оперативность данных в бухгалтерской и управленческой отчетности.

Функциональные обязанности кураторов договоров в системе

• Формирование служебной записки на заключение договора и контроль согласования договора по системе электронного документооборота
• Проверка на полноту бухгалтерских документов (все ли счет-фактуры выставлены/получены, платежи заплачены, поступления денежных средств получены)
• Формирование финансовой заявки в системе для включения оплаты по договору вфинансовый план
• Формирование заявки на потребность для поставки ТМЦ
• Анализ дебиторской и/или кредиторской задолженностей
• Формирование и печать актов сверки с контрагентом

Работа кураторов в транспортной Lexema-ERP максимально удобна, необходимая актуальная информация всегда в быстром доступе.

Изначально договор появляется в системе электронного документооборота (СЭД).

Транспортная Lexema-ERP является единой монолитной системой, а деления между модулями происходит только на уровне прав доступа.

Благодаря этому, как только договор проходит этапы согласования в СЭД, он попадает в учетную систему компании и может использоваться во всех её модулях. Для этого не требуется интеграция с СЭД, загрузки данных из системы в систему.

По этой же причине – работе в едином информационном пространстве транспортной системы Lexema-ERP, в любом договоре в реальном времени можно увидеть всю информацию по нему. Например, анализ исполнения, обороты, остаток. При этом любую сумму по договору можно расшифровать до первичных документов её породивших, просмотреть все скан-образы непосредственно в них.

Договор может быть дополнен вложениями со всей необходимой для конкретной компании информацией.

Акты сверки

Акты сверки, как и любая другая отчетность по договорам, формируются автоматически по заданным параметрам. Строит акт сверки либо сам куратор, либо служба центра обработки запросов. Во втором случае автоматически на почту куратора приходит файл с Актом сверки и сопроводительное письмо с заданием на подписание Акта у контрагента. Задача куратора подписать акт сверки и разместить скан-образ в электронном архиве.