Управление автотранспортом

Учет транспортных средств

В модуле ведётся справочник подвижного состава и все необходимые вспомогательные справочники.

Справочник подвижного состава состоит из карточек транспортных средств. Карточка ТС содержит полную информацию об автомобиле, его паспортные данные, дата приобретения, закрепленные водители и экипажи, прицепы, установленные шины, узлы и механизмы, пройденные техосмотры, путевые листы в которых занесен данный автомобиль, аварии в которых побывал, проведенные ремонты и профилактические работы.

Состав карточки транспортного средства адаптируется под потребности каждой компании. Благодаря целостности транспортной Lexema-ERP в карточке ТС можно, например, просмотреть всю историю по ремонтам, данные берутся из модуля Учет ремонтов. Также можно посмотреть всю историю о шинах, техосмотрах, ОСАГО, нормах расхода ГСМ.

Справочник подвижного состава содержит всю актуальную информацию о каждом транспортном средстве компании.

Личный кабинет заказчика

Личный кабинет заказчика — это веб-приложение, которое предоставляет возможность широкому кругу заказчиков транспортных услуг самостоятельно регистрировать заявки на технику и отслеживать статусы их исполнения.

Функциональный состав

• Учет годовой и формирование ежемесячной программы работ на оказание транспортных услуг по подразделениям.
• Формирование ежедневных оперативных заявок на транспорт и отказов от них
• Контроль исполнения ежедневных заявок на технику с использованием показателей БСМТС и возможностью построения трека транспортного средства
• Контроль транспортных затрат в режиме онлайн в стоимостном выражении
• Построение отчетных и аналитических форм

Возможности для заказчика

• Регистрация заявок
• Отслеживание местонахождения ТС, выделенного на заявку
• Формирование отчетов по исполнению годовой и ежемесячной программы работ

Управление заявками на технику и их диспетчеризация

Заявки из Личного кабинета автоматически в режиме онлайн доступны для распределения в системе управления транспортом. Далее происходит их распределение и формирование путевых листов.

Формирование и обработка путевых листов

В Заявке на технику содержится почти вся информация для автоматического формирования в транспортной Lexema-ERP документа Путевой лист. При заполнении поля Водитель система проверяет наличие необходимых допусков и удостоверений для данного человека.

Реализована функция обработки путевых листов с помощью терминала.

Использование специального терминала упрощает процедуру выдачи и закрытия путевых листов. Данные введенные водителем на терминале автоматически попадают в систему для дальнейшей проверки

Этапы работы терминала для выписки путевых листов

• Водитель с помощью магнитной карточки авторизуется на терминале и видит список открытых на него путевых листов. Он может распечатать новые открытые на него путевые листы или закрыть путевку
• При закрытии путевого листа сканер терминала считывает штрих-код на путевом листе, открывается путевка и водитель последовательно вводит итоговые данные по рейсу
• Перед закрытием путевки водителю предоставляется возможность проверить итоговые данные

Учет ГСМ

В данном модуле транспортной Lexema-ERP отражаются приходы и расходы ГСМ в разрезе топливных баков и видов топлива, строится отчет по остаткам ГСМ в баках. Контроль осуществляется за счет сверки данных Путевых листов с данными Бортовых систем мониторинга Транспортных средств и сверки фактического расхода с нормативным.

Приход ГСМ фиксируется в Раздаточной ведомости двумя способами:

• Заправка по топливных картам: формируется в системе на основании раздаточной ведомости загруженной из файлов нефтяных розничных компаний
• Заправка за наличный расчет: данные Путевого листа

Расход ГСМ:

• Данные внесенные при обработке Путевого листа
• Сливы ГСМ

Модуль учета ГСМ тесно взаимоувязан с учетом ГСМ в бухгалтерском учете. Получив уже заполненную Раздаточную ведомость бухгалтеру остается только провести проводки в баланс.

Контроль работы техники с помощью системы мониторинга

Несколько раз в день в транспортную Lexema-ERP загружаются данные с Бортовой системы мониторинга транспортных средств, они сверяются с информацией из Путевых листов. На основании этого строится отчет Сравнение информации по пробегу и остаткам топлива по Платежным листам и системы мониторинга. Отклонения, превышающие нормативные, являются сигналом для дальнейших действий по контролю расхода ГСМ.

Оперативный и чёткий контроль расхода ГСМ ведёт к уменьшению затрат по этой статье.

Учет ремонтов

Транспортная Lexema-ERP содержит полный цикл управления ремонтами транспортных средств, начиная от Заявки на ремонт, заканчивая списанием необходимых ТМЦ.

Заявку на ремонт заполняется ответственным за процесс лицом, например, выпускающим механиком. На её основании формируется основной документ модуля Ремонтный лист. Если требуется дефектовка агрегатов и узлов, заполняется Дефектная ведомость. Также можно сформировать Наряд-заказ.

Ремонтная ведомость тесно взаимосвязана с другими модулями транспортной Lexema-ERP. Например, в система обязательно проверяет пересечения по датам из Путевых листов и Ремонтных ведомостей. Это необходимо, чтобы на транспортное средство, отправленное в ремонт, не закреплялись заявки.

Ремонтная ведомость, содержит информацию о всех израсходованных на ремонт ТМЦ, поскольку в соответствующем расходном документе Складского учета есть привязка к ней. Это дает возможность получать аналитику по расходным материалам в разрезе каждого транспортного средства.

Из Ремонтной ведомости автоматически попадают в табели по водителям данные по дням, в которые они занимались ремонтом.

Технико-экономический анализ транспортных средств

Модуль по управлению затратами позволяет вести развернутый учет затрат со сложной схемой закрытия, которая удовлетворяет целям управленческого учета и дает возможность получать аналитику по экономической эффективности выполненных услуг/реализованной продукции в необходимых разрезах. Например, для транспортных компаний на уровне подвижного состава.

Система позволяет получать оперативные данные о рентабельности, в любых разрезах вплоть до каждой единицы ТС. Строится подобный отчет на основании информации из нескольких модулей.